REQUISITOS FORMALES DE LA FACTURA A LA LUZ DE LA LEY 1231 DEL 2008

Estimados Amigos y Clientes:

El Doctor FERNANDO ROBLEDO CLAVIJO, en asocio con el Doctor GUILLERMO L. TREJO PEREZ y, con la revisión del Relator de CETA, Doctor RAFAEL SANIN CAMPILLO, han publicado en CETA, Opinión del Asociado, el siguiente documento:

Medellín, septiembre 26 de 2008

REQUISITOS FORMALES DE LA FACTURA A LA LUZ DE LA LEY 1231 DEL 2008

1- Estar denominada expresamente como “FACTURA DE VENTA” (ET. ART. 617 Lit. a)).

2- La expresión del derecho que en la factura se incorpora, que es el derecho a cobrar una determinada suma de dinero, de conformidad con el Artículo 621 del C. Co. Numeral 1ro. (Ley 1231/2008 Artículo 3ro.).

3- Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. (E. T. 617 Lit. b)).

4- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. (E. T. 617 Lit. c)).

5- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo. (ART. 617 Lit. d)).

6- Fecha y lugar de su expedición o creación. Si no se mencionan la fecha y lugar de creación, se tendrán como tales la fecha y lugar de su entrega (E. T. Art. 617 Lit. e) y Art. 621 Inc. Final C. Co.).

7- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. (E. T. 617 Lit f)).

8- Valor total de la operación. (ART. 617 Lit. g)).

9- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. (ET.617 Lit. h)).

10- Indicar la calidad de retenedor del Impuesto sobre las Ventas. (E. T. Art. 617 Lit. j)).

11- La firma de quien lo crea o sea del emisor, la cual podrá sustituirse bajo la responsabilidad del titular por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto. (ART. 621 C. Co. Numeral 2do.).

12- La fecha de recibo de la factura con indicación del nombre, o identificación o firma del encargado de recibirla. (Ley 1231/2008 ART. 3ro. Numeral 2.).

13- La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el ART. 673. (Puede ser girada:

1) a la vista;

2) a un día cierto sea determinado o no;

3) con vencimientos ciertos sucesivos; y

4) a un día cierto después de la fecha o de la vista).

Si en la factura no se indica ninguna fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los 30 días calendario siguientes a la emisión. (Ley 1231/2008 Art. 3 Num. 1 y C. Co. ART. 673).

14- Lugar de cumplimiento de la obligación o del ejercicio del derecho. Si este no se menciona lo será el del domicilio del creador del título; y si tuviere varios, entre ellos podrá elegir el tenedor, quien tendrá igualmente derecho de elección si el título señala varios lugares de cumplimiento o de ejercicio. (C.CO. ART. 621).

15- Firma de aceptación de la factura con indicación expresa de aceptación por escrito colocado en el cuerpo de la factura o en documento separado físico o electrónico. (Ley 1231/2008 ART. 2do.)

16- Identificación y firma del endosatario, en caso de negociación del título.

17- La factura debe expedirse en original y dos copias. El original lo firman el emisor y el obligado y lo deberá conservar el emisor. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros contables.

NOTAS ESPECÍFICAS SOBRE LOS REQUISITOS DE LA FACTURA.

1- En relación con el requisito del Un. 12, se deberá dejar constancia del recibo de la mercancía o servicio por parte del comprador del bien o beneficiario del servicio, en la factura y/o guía de transporte. (ART. 2do. Ley 1231/08). Los representantes legales de las personas jurídicas pueden autorizar a otras personas para recibir la mercancía y para aceptar las facturas.

2- El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura del estado de pago y las condiciones del pago si fuese el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.(Ley 1231/08 Num. 3 del Art. 3)

3- Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los numerales 1, 3, 5 y 9 deberán estar previamente impresos a través de medios tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar, excepto cuando se trate de facturas por computador o de máquinas registradoras. (ART. E. T. 617).

4- La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante escrito dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de los 10 días calendario siguientes a su recepción. Si el comprador o beneficiario del servicio no manifiesta expresamente la aceptación o rechazo de la factura, y el vendedor o emisor pretende endosarla, deberá dejar constancia de este hecho en el título, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad del juramento. (Ley 1231/08 ART.2do.).

5- La factura podrá transferirse después de haber sido aceptada por el comprador o el beneficiario del bien o servicio. Al menos tres días antes de su vencimiento para el pago, el legítimo tenedor de la factura informará de su tenencia al comprador o beneficiario del bien o servicio. (Ley 1231/08 ART. 2do. parágrafo).

6- No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales. Sin embargo, la omisión de cualquiera de los requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.

7- Los pagos parciales se harán constar en la factura original y en las dos copias de la factura indicando la fecha en que fueron hechos y el tenedor extenderá al deudor los recibos parciales correspondientes. No obstante, podrán utilizarse otros mecanismos para llevar el registro de los pagos, tales como el registro contable o cualquier otro medio técnicamente aceptado.

Elaborado porFERNANDO ROBLEDO CLAVIJO y GUILLERMO L. TREJO PEREZ

Revisado porRAFAEL SANIN CAMPILLORelator CETA

CREDITOS A PERSONAS NATURALES - EXIGENCIAS DE DOCUMENTOS CONTABLES

Estimados Clientes y Amigos:

En reciente Concepto No. 2008045300-001, de fecha 17 de Julio de 2008, la Superitendencia Financiera de Colombia, ha dicho, en relación con los documentos contables exigidos por las entidades crediticias a personas no obligadas a llevar contabilidad:

CRÉDITO, PERSONAS NATURALES, BALANCES CERTIFICADOS


No existe norma que consagre la obligatoriedad para las personas naturales de presentar sus estados financieros certificados por contador público para fines de obtener créditos con establecimientos de crédito, deber que sólo se predica de los comerciantes quienes están obligados a llevar contabilidad. Aquellas personas no obligadas a llevar contabilidad no se les puede exigir la presentación de balances certificados por contador público, sin que esto sea impedimento para que el establecimiento bancario requiera de su potencial deudor los documentos que sean conducentes para establecer la solvencia económica a efectos de evaluar su capacidad de pago, para la concesión del crédito.

Cordial Saludo,

ALICIA ESTHER VARGAS PUCHE

VARGAS PUCHE ASESORES ASOCIADOS

PRESCRIPCION EN SERVICIOS PUBLICOS

SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS

CONCEPTO SSPD-OJ-2008-357

(18 de Julio de 2008)




Bogotá, DC.


HECTOR EDUARDO VELOZA TORRES
Carrera 69B No. 24B-55 Torre 7 apto 702
Bogotá

Ref. Su solicitud de concepto [1]

Entendemos de la lectura de su solicitud, que ésta se encamina a resolver las siguientes inquietudes relacionadas con la prescripción o caducidad de las deudas o montos generados por concepto de la prestación del servicio público de aseo.
1) ¿Cuales son las condiciones o exigencias legales que se requieren para que opere la prescripción extintiva o caducidad de las deudas o montos mensuales por concepto del servicio público de aseo, teniendo en cuenta para ello el cargo mensual y no el acumulado, ya que cada deuda se genera de manera mensual?
2) ¿Cual es el procedimiento para que la empresa prestadora de servicios públicos reconozca la prescripción o caducidad de lo indicado anteriormente por parte del ciudadano?
3) ¿Si un tercero no propietario, inscrito del inmueble donde se causa la facturación del servicio de aseo, puede solicitar la prescripción o caducidad de la facturación (artículo 2 ley 791?.

Las siguientes consideraciones se formulan teniendo en cuenta el alcance del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Con relación al tema de la prescripción de la factura de servicios públicos domiciliarios, debe tenerse en cuenta que ésta comprende un título ejecutivo, por lo que la regla general es que su nacimiento a la vida jurídica es a partir del momento en que se suscriben o emiten; sin embargo, cuando las partes en virtud de la libre disposición contractual establecen dentro del contrato de condiciones uniformes de servicios públicos, un plazo para el cumplimiento de las obligaciones de él derivadas, es a partir del vencimiento de dicho plazo que empiezan a correr los términos de prescripción. De esta manera, en el momento en que la empresa prestadora expide la factura, el suscriptor o usuario tiene un término prudencial establecido en el mismo contrato de condiciones uniformes, y que por lo general se encuentra señalado en la factura para el pago de su obligación; es a partir del vencimiento de dicho plazo que empieza a correr el término de prescripción, teniendo excepción esta regla en el caso en que la factura haya sido objeto de reclamación y recursos, ya que su exigibilidad surgirá, en dicho caso, a partir de la fecha en que quede en firme la factura, esto es, cuando las reclamaciones y recursos se decidan de manera definitiva, momento a partir del cual empiezan a correr los términos de prescripción.

Sobre el término de prescripción de la factura de servicios públicos, esta Oficina Asesora Jurídica ha definido una línea conceptual a través de varios conceptos tales como el SSPD-OJ- 2008-177, SSPD-OJ-2006-175, SSPD-OJ-2006-239, SSPD-OJ- 2005-471, SSPD-OJ-2005-010 y SSPD-OJ- 2004-325, en los cuales se expone que de conformidad con la Ley 142 de 1994, la factura de servicios es la cuenta que una persona prestadora de servicios públicos entrega o remite al suscriptor o usuario, por causa del consumo y demás servicios inherentes en desarrollo del contrato de condiciones uniformes (Art. 14.9). Por su parte, el artículo 130 de la citada ley, consagra que las deudas derivadas de la prestación de los servicios públicos podrán ser cobradas ante la jurisdicción ordinaria o por medio de la jurisdicción coactiva. Igualmente, se ha señalado que la factura expedida por la empresa y debidamente firmada por el representante legal de la entidad prestará mérito ejecutivo de acuerdo con las normas del derecho civil y comercial.

De esta manera, se ha dicho que la factura comprende un documento que contiene una obligación clara, expresa y exigible, en los términos del Código de Procedimiento Civil, y su pago puede exigirse mediante un proceso ejecutivo ante la jurisdicción ordinaria o por la vía de la jurisdicción coactiva. Tratándose de la prescripción, es pertinente señalar que ésta comprende un modo de extinción de las obligaciones por medio del cual se extinguen las acciones y derechos ajenos por no ser ejercidos durante cierto tiempo, teniendo en cuenta si se trata de un título ejecutivo o de un título valor, ya que para cada caso la prescripción opera de manera diferente.

Ahora bien, dejando de lado lo relativo a la prescripción de los títulos valores, la factura de servicios públicos, al considerarse un título ejecutivo, tiene un término de prescripción igual al señalado para la acción ejecutiva, que conforme al artículo 2536 del Código Civil (Modificado por la Ley 791 de 2002) es de cinco (5) años, los cuales se cuentan a partir del momento en que se vence el plazo establecido para el pago de la obligación contenida en la factura, o a partir del momento en que ésta queda en firme de acuerdo a lo expuesto.

Debe tenerse en cuenta que la prescripción de la factura de servicios públicos como modo de extinción de las obligaciones, se opone como excepción ante la empresa prestadora que pretenda hacerla efectiva por la vía del proceso ejecutivo en sede de las autoridades judiciales de la república, o por vía del cobro coactivo; sin embargo, dado que es un tema que incide en la facturación, por concepto de la prestación de los servicios públicos domiciliarios, el suscriptor o usuario se encuentra en el derecho de seguir el procedimiento establecido en los artículos 152 a 158 de la Ley 142 de 1992, a fin de presentar la reclamación correspondiente, relativa a la facturación del servicio, ante la empresa prestadora de servicios públicos domiciliarios, reclamación que debe ser allegada a la empresa en primera instancia y en forma individual. Igualmente, conforme lo señala el artículo 154 de la citada Ley, contra el acto que decida las reclamaciones por facturación, procede el recurso de reposición ante la misma empresa, dentro de los 5 días siguientes al conocimiento de la decisión, sin que en ningún caso procedan reclamaciones contra facturas con más de 5 meses de haber sido expedidas; también procede el recurso de apelación, el cual se presenta ante la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

Finalmente, con relación a la inquietud de si un tercero diferente a quien figura como propietario inscrito del inmueble que recibe un servicio público domiciliario, puede oponer la prescripción de la factura de servicios públicos, dicha persona podrá hacerlo si demuestra tener la calidad de usuario o suscriptor del respectivo servicio.

Por último le informamos que esta Superintendencia ha puesto a disposición de la ciudadanía un sitio de consulta al que usted puede acceder en la siguiente dirección: basedoc.superservicios.gov.co/basedoc/. Ahí encontrará normatividad, jurisprudencia y doctrina sobre los servicios públicos domiciliarios, en particular los conceptos emitidos por esta Entidad.

Atentamente,



MARINA MONTES ALVAREZ
Jefe Oficina Asesora Jurídica