REQUISITOS FORMALES DE LA FACTURA A LA LUZ DE LA LEY 1231 DEL 2008

Estimados Amigos y Clientes:

El Doctor FERNANDO ROBLEDO CLAVIJO, en asocio con el Doctor GUILLERMO L. TREJO PEREZ y, con la revisión del Relator de CETA, Doctor RAFAEL SANIN CAMPILLO, han publicado en CETA, Opinión del Asociado, el siguiente documento:

Medellín, septiembre 26 de 2008

REQUISITOS FORMALES DE LA FACTURA A LA LUZ DE LA LEY 1231 DEL 2008

1- Estar denominada expresamente como “FACTURA DE VENTA” (ET. ART. 617 Lit. a)).

2- La expresión del derecho que en la factura se incorpora, que es el derecho a cobrar una determinada suma de dinero, de conformidad con el Artículo 621 del C. Co. Numeral 1ro. (Ley 1231/2008 Artículo 3ro.).

3- Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. (E. T. 617 Lit. b)).

4- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. (E. T. 617 Lit. c)).

5- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo. (ART. 617 Lit. d)).

6- Fecha y lugar de su expedición o creación. Si no se mencionan la fecha y lugar de creación, se tendrán como tales la fecha y lugar de su entrega (E. T. Art. 617 Lit. e) y Art. 621 Inc. Final C. Co.).

7- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. (E. T. 617 Lit f)).

8- Valor total de la operación. (ART. 617 Lit. g)).

9- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. (ET.617 Lit. h)).

10- Indicar la calidad de retenedor del Impuesto sobre las Ventas. (E. T. Art. 617 Lit. j)).

11- La firma de quien lo crea o sea del emisor, la cual podrá sustituirse bajo la responsabilidad del titular por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto. (ART. 621 C. Co. Numeral 2do.).

12- La fecha de recibo de la factura con indicación del nombre, o identificación o firma del encargado de recibirla. (Ley 1231/2008 ART. 3ro. Numeral 2.).

13- La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el ART. 673. (Puede ser girada:

1) a la vista;

2) a un día cierto sea determinado o no;

3) con vencimientos ciertos sucesivos; y

4) a un día cierto después de la fecha o de la vista).

Si en la factura no se indica ninguna fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los 30 días calendario siguientes a la emisión. (Ley 1231/2008 Art. 3 Num. 1 y C. Co. ART. 673).

14- Lugar de cumplimiento de la obligación o del ejercicio del derecho. Si este no se menciona lo será el del domicilio del creador del título; y si tuviere varios, entre ellos podrá elegir el tenedor, quien tendrá igualmente derecho de elección si el título señala varios lugares de cumplimiento o de ejercicio. (C.CO. ART. 621).

15- Firma de aceptación de la factura con indicación expresa de aceptación por escrito colocado en el cuerpo de la factura o en documento separado físico o electrónico. (Ley 1231/2008 ART. 2do.)

16- Identificación y firma del endosatario, en caso de negociación del título.

17- La factura debe expedirse en original y dos copias. El original lo firman el emisor y el obligado y lo deberá conservar el emisor. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros contables.

NOTAS ESPECÍFICAS SOBRE LOS REQUISITOS DE LA FACTURA.

1- En relación con el requisito del Un. 12, se deberá dejar constancia del recibo de la mercancía o servicio por parte del comprador del bien o beneficiario del servicio, en la factura y/o guía de transporte. (ART. 2do. Ley 1231/08). Los representantes legales de las personas jurídicas pueden autorizar a otras personas para recibir la mercancía y para aceptar las facturas.

2- El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura del estado de pago y las condiciones del pago si fuese el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.(Ley 1231/08 Num. 3 del Art. 3)

3- Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los numerales 1, 3, 5 y 9 deberán estar previamente impresos a través de medios tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar, excepto cuando se trate de facturas por computador o de máquinas registradoras. (ART. E. T. 617).

4- La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante escrito dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de los 10 días calendario siguientes a su recepción. Si el comprador o beneficiario del servicio no manifiesta expresamente la aceptación o rechazo de la factura, y el vendedor o emisor pretende endosarla, deberá dejar constancia de este hecho en el título, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad del juramento. (Ley 1231/08 ART.2do.).

5- La factura podrá transferirse después de haber sido aceptada por el comprador o el beneficiario del bien o servicio. Al menos tres días antes de su vencimiento para el pago, el legítimo tenedor de la factura informará de su tenencia al comprador o beneficiario del bien o servicio. (Ley 1231/08 ART. 2do. parágrafo).

6- No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales. Sin embargo, la omisión de cualquiera de los requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.

7- Los pagos parciales se harán constar en la factura original y en las dos copias de la factura indicando la fecha en que fueron hechos y el tenedor extenderá al deudor los recibos parciales correspondientes. No obstante, podrán utilizarse otros mecanismos para llevar el registro de los pagos, tales como el registro contable o cualquier otro medio técnicamente aceptado.

Elaborado porFERNANDO ROBLEDO CLAVIJO y GUILLERMO L. TREJO PEREZ

Revisado porRAFAEL SANIN CAMPILLORelator CETA