DESTRUCCION DE DOCUMENTOS CONTABLES

Estimados Clientes y Amigos:

La Superintendencia de Sociedades, mediante el Oficio N° 220-001097 de fecha 13 de Enero de 2013, ha señalado el procedimiento que se debe seguir para la destruccion de los documentos y soportes contables, conforme a lo dispuesto en la Ley 962 de 2005:

El Concepto, tomado de la Relatoria de CETA, señala:

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS Y SOPORTES CONTABLES./ LEY 962 DE 2005.// "...En caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservación física (en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través del citado medio electrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de 10 años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido..."

 

Y, en tal Concepto la Entidad, concluye:

 

"De la argumentación expuesta se concluye, en orden a las inquietudes planteadas, que la norma vigente en materia de destrucción de documentos y soportes contables es la contenida en el artículo 28 de la Ley 962 Cit., al paso que la misma deroga el procedimiento que preveía el artículo 60 del Código de Comercio y el artículo 134 del Decreto 2649 también citado, respecto de la presencia de un funcionario de la Cámara de Comercio en la diligencia para la destrucción de los libros y papeles del comerciante y la certificación sobre la exactitud del procedimiento utilizado para su reproducción.

Sumado a lo expuesto, resultan pertinentes algunas consideraciones expresadas por la Corte Constitucional, sentencia de 11 de octubre de 2006, M. P. Dr. Jaime Córdoba Treviño, que al examinar la demanda por violación al principio de unidad de materia, entre otros, contra el texto del artículo 28 de la Ley 962 de 2005, declaró su exequibilidad expresando lo siguiente:

“(….)

18. Con el fin de racionalizar los trámites para el ejercicio de actividades privadas, el artículo 28 estudiado unifica y disminuye el término de conservación de los libros y papeles del comerciante. En efecto, al unificar y reducir el plazo de conservación de los papeles y documentos a 10 años, se simplifican y disminuyen los requisitos propios del ejercicio de esta actividad. Ciertamente, como lo señalan las distintas intervenciones, esta norma “reduce, limita o simplifica” la obligación de quienes deben llevar estos documentos y el derecho de la administración a exigir su exhibición. Al respecto debe anotarse que uno de los efectos de la norma estudiada es que la administración o los particulares que como las cámaras de comercio cumplen funciones públicas frente a los comerciantes, pierden la facultad de exigir la exhibición de tales documentos una vez vencido el nuevo plazo establecido.

En segundo lugar, la posibilidad que se confiere al comerciante o a quien ejerza actividades comerciales de conservar, a su elección, en cualquier medio, -papel o en otro medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta-, los papeles o documentos en que se soporte la práctica comercial, también cumple el objetivo de “racionalizar” las exigencias de la administración frente a las actividades comerciales. En este sentido, la norma mencionada flexibiliza y facilita el cumplimiento de una obligación de los particulares, exigible por la administración o por las cámaras de comercio.

En esta medida, parece claro que la disposición aclara, flexibiliza y disminuye requisitos y procedimientos que debían adelantar los comerciantes o quienes ejercieran las funciones de comercio. Con ello, la materia regulada en la norma que se estudia resulta tener una conexidad teleológica con la materia de la Ley 962 de 2005, pues vencido el plazo mencionado los comerciantes podrán destruir los documentos de que trata la norma sin que tengan que cumplir requisito alguno y sin que la administración pueda exigirles tales documentos.(….)”. (Destacados fuera del texto original).

Cordial Saludo,

 

 

ALICIA ESTHER VARGAS PUCHE

VARGAS PUCHE ASESORES ASOCIADOS